Czym jest przebieg dotychczasowego zatrudnienia?
Przebieg dotychczasowego zatrudnienia to kluczowy element dokumentacji kandydata lub pracownika, który pozwala pracodawcy ocenić jego doświadczenie i kwalifikacje. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a dokładniej art. 22(1) par. 1 pkt 6, pracodawca ma prawo żądać od kandydata informacji o jego dotychczasowym zatrudnieniu, ale tylko w zakresie, który jest niezbędny do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub typu pracy. Ta zasada ma na celu zapewnienie, że proces rekrutacji jest ukierunkowany na faktyczne potrzeby organizacji i nie narusza prywatności kandydata.
Szerokie ujęcie pojęcia 'zatrudnienie’
Pojęcie „zatrudnienia” w kontekście przebiegu dotychczasowego zatrudnienia może być interpretowane na różne sposoby, co bywa źródłem niejasności. Choć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoich wzorach kwestionariuszy osobowych sugeruje, że termin ten odnosi się głównie do umów o pracę, orzecznictwo, w tym istotny wyrok Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2017 r. (sygn. akt I PK 25/16), wskazuje na szersze ujęcie. Sąd Najwyższy zinterpretował to pojęcie włączając do niego również umowy cywilnoprawne, takie jak umowy zlecenia. Należy jednak pamiętać, że w przypadku umów o dzieło, mówienie o „przebiegu” jest utrudnione, co sprawia, że pracodawca zasadniczo nie ma kompetencji do żądania tego typu danych, chyba że kandydat sam zdecyduje się je dobrowolnie przedstawić.
Czy pracodawca ma prawo żądać tych informacji?
Tak, pracodawca ma prawo żądać od kandydata informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko w zakresie niezbędnym do oceny jego przydatności na dane stanowisko. Celem tego wymogu jest przede wszystkim ocena doświadczenia kandydata, a nie samo badanie stażu pracy. Prawo pracy bywa niekonsekwentne w definiowaniu pojęcia „zatrudnienie”, skupiając się w Kodeksie pracy na stosunku pracy, podczas gdy inne ustawy mogą używać szerszej definicji. Kluczowe jest, aby żądane informacje były bezpośrednio związane z wymaganiami stanowiska, na które aplikuje kandydat.
Kluczowe dane w kwestionariuszu osobowym kandydata
Kwestionariusz osobowy jest podstawowym dokumentem wykorzystywanym w procesie rekrutacji, zbierającym niezbędne dane osobowe od kandydata. Pracodawca ma prawo żądać pewnych informacji, ale istnieją ścisłe granice tego, co może być wymagane. Zgodnie z przepisami, pracodawca może pozyskać dane takie jak: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Od 2019 roku pracodawca nie może już żądać imion rodziców.
Jakie dane osobowe pracodawca może żądać?
Pracodawca może pozyskać od kandydata szereg danych, które są niezbędne do oceny jego kwalifikacji i spełnienia wymogów formalnych. Oprócz danych identyfikacyjnych, takich jak imię, nazwisko i data urodzenia, kluczowe są informacje dotyczące wykształcenia i kwalifikacji zawodowych. Dodatkowo, pracodawca może żądać danych kontaktowych, takich jak numer telefonu czy adres e-mail, ale należy pamiętać, że ich wykorzystanie po zakończeniu rekrutacji wymaga dodatkowej zgody. Co do zasady, pracodawca może żądać numeru PESEL, jednak tylko wtedy, gdy jest on niezbędny do wypełnienia obowiązku prawnego, na przykład skierowania na wstępne badania lekarskie.
RODO a dane kandydata: czego nie wolno?
Przepisy RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) nakładają na pracodawców szereg ograniczeń w zakresie zbierania danych osobowych kandydatów. Pracodawca nie może żądać danych dotyczących życia prywatnego, takich jak orientacja seksualna, stan zdrowia, wyznanie czy plany dotyczące ciąży. Również żądanie podania adresu zamieszkania jest niedopuszczalne; pracodawca może jedynie prosić o adres korespondencyjny. Kluczowe jest, aby przetwarzanie danych odbywało się za zgodą pracownika i było jasno określone co do celu i zakresu.
Obowiązek aktualizacji danych pracownika
Po zatrudnieniu pracownika, jego obowiązek polega na aktualizacji danych osobowych w dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to wszelkich zmian, które mogą wpłynąć na warunki zatrudnienia lub wymagają powiadomienia pracodawcy, np. zmiana adresu, nazwiska czy stanu cywilnego. Pracodawca z kolei ma obowiązek zapewnić, że zebrane dane są prawidłowe i aktualne, a także chronić je przed nieuprawnionym dostępem.
Wymogi pracodawcy a prawa kandydata
Proces zbierania informacji o kandydacie musi być zgodny z prawem pracy i RODO. Pracodawca ma prawo wymagać pewnych danych, ale prawa kandydata do ochrony prywatności są równie ważne. Należy pamiętać, że wszystkie żądane informacje muszą być wymagane i uzasadnione potrzebami stanowiska. Wszelkie wątpliwości interpretacyjne dotyczące zakresu żądanych danych powinny być rozstrzygane na korzyść kandydata, z poszanowaniem jego praw.
Interpretacje prawne i orzecznictwo Sądu Najwyższego
Interpretacje przepisów dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia bywają złożone. Jak wspomniano, Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie, np. w wyroku z 11 stycznia 2017 r., poszerzył rozumienie tego pojęcia, włączając do niego również umowy cywilnoprawne. Chociaż Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej sugeruje w swoich wzorach kwestionariuszy bardziej wąskie ujęcie, wzory te mają charakter pomocniczy. Ostateczna wykładnia prawa opiera się na przepisach Kodeksu pracy i orzecznictwie sądowym, które stanowi kluczowe źródło wytycznych w tym zakresie.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – nowe zasady
Od 2019 roku obowiązują nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Jest to znacząca zmiana w porównaniu do wcześniejszego 50-letniego okresu przechowywania. Co ważne, od 2019 roku pracodawcy mają możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i dostęp do niej.
Wypełnianie kwestionariusza osobowego – praktyczne porady
Poprawne wypełnienie kwestionariusza osobowego jest kluczowe dla sprawnego przebiegu procesu rekrutacji i późniejszego zatrudnienia. Należy pamiętać o kilku zasadach, które ułatwią ten proces i zapewnią zgodność z przepisami. Dokładność i czytelność są tu priorytetem, aby uniknąć błędów i nieporozumień.
Wzór kwestionariusza osobowego i jego omówienie
Wypełniając wzór kwestionariusza osobowego, należy kierować się przede wszystkim czytelnością i dokładnością. Najlepiej używać drukowanych liter i czarnego lub niebieskiego długopisu. W przypadku pól, których treść nie dotyczy kandydata lub nie posiada on wymaganych informacji, należy je skreślić. Dane o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia powinny być podawane tylko wtedy, gdy pracodawca jasno określi, że są one niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.
Dodaj komentarz